Dit artikel verder lezen in de app?
RESERVERINGSSYTEMEN VOOR DE HORECA – 8 TIPS
Horecaondernemers hebben vaak geen tijd om alle telefoonverzoeken voor reserveringen te verwerken. Door traditionele restaurants wordt dit nog gedaan door een papieren agenda, maar er is ook een digitale manier. Tegenwoordig zijn er reserveringssystemen, waardoor ondernemers hun tijd beter kunnen verdelen, extra omzet kunnen genereren en meer overzicht hebben over tafelbezettingen.
Waarom zou je een reserveringssysteem nemen? Wat zijn de verschillen, welke zijn er en wat zijn de voordelen? TIPPR heeft een onafhankelijk onderzoek gedaan naar welke systemen nu echt gratis zijn, alles op een rijtje gezet en heeft acht tips over reserveringssystemen om de horecaondernemer op weg te helpen.
Benieuwd naar welke reserveringssystemen we hebben meegenomen in ons onderzoek? Onderaan dit artikel zijn deze partijen uitgewerkt en hebben we een globale vergelijking gemaakt op basis van de informatie die we online hebben gevonden.
Waarom een reserveringssysteem?
Een restauranthouder heeft beperkte tijd en wil bezig zijn met het ontvangen van gasten en onvergetelijke momenten creëren. Eén van de voordelen van een reserveringssysteem is dat het ervoor zorgt dat je het geheel in één oogopslag ziet. Het systeem biedt gemak, omdat bezoekers digitaal reserveringen 24/7 kunnen doen. Gasten kunnen bij sommige reserveringssystemen boeken via Facebook. Facebook Insights is een gratis statistieken modulen, die inzicht geeft in actieve gebruikers.
Er is een systeem met een loyaliteitsprogramma, waarbij genodigden per aanmelding punten kunnen scoren. Een loyaliteitsprogramma zorgt ervoor dat gasten beloont worden voor hun gedrag en je vertrouwen opbouwt. Bovendien zorgt een loyaliteitsprogramma ervoor dat er een directe lijn is, als het gaat om communiceren met bezoekers.
Er zijn verschillende reserveringssystemen met een kassakoppeling. De koppeling met een kassasysteem is interessant, maar uiteindelijk moet je jezelf de vraag stellen of het relevant is. Wat ga je met de kennis doen, het zou bijvoorbeeld interessant kunnen zijn als gasten moeten betalen bij het reserveren.
Ten slotte is de traditionele manier van reserveringen aannemen misschien gedateerd, maar of persoonlijk contact beter is, blijft de vraag. Jongere mensen zoeken voornamelijk naar mogelijkheden om online te reserveren. Indien je ook telefonisch beschikbaar wil zijn, adviseren we je een tijdslot aan te geven, deze optie verhoogt toch de kans tot een reservering en geeft een gevoel van gastvrijheid.
TIP 1: Reserveren via Google
Reserve with Google is een dienst waarmee je direct een tafel kunt reserveren vanuit de zoekresultaten in Google Maps en in de zoekmachine van Google. Je zoekt in Google een restaurant dat is gekoppeld aan een reserveringssysteem, klikt op het restaurant en vervolgens op ’tafel reserveren’.
De horecaondernemers met reserveringssystemen, die gekoppeld zijn aan Google krijgen in hun systeem, een melding dat iemand reserveert. Gebruikers kunnen live zien wat de beschikbaarheid is en direct reserveren. Google Reserve is een gratis dienst van Google; er worden hiervoor geen extra kosten berekend aan restaurants.
Het voordeel is dat een tafel rechtstreeks kan worden gereserveerd met Google, in plaats van het doorklikken naar de website. Op deze manier kunnen bezoekers zonder tussenstap een tafel reserveren. Het reserveren met Google kan alleen met een Google-account, wat de kans op ‘no shows’ verlaagt. Een bedrijf maakt meer kans op nieuwe bezoekers, omdat meer potentieel bereik op Google zit.
De veel verkeerd gespelde namen, worden nu voorkomen, omdat Google de gegevens automatisch invult. De booq Tafelreservering, WeReserve, Makro dish, Formitable, The Fork, Resengo & eTender hebben een optie, waarmee je via Google kan reserveren.
TIP 2: No shows voorkomen
Gasten zijn zich vaak niet bewust wat de effecten zijn van ‘no shows’. Daarom moet je gasten bekend maken van de gevolgen, wanneer ze zonder afzegging wegblijven. Reserveringssystemen voorkomen ‘no shows’ door het versturen van een bevestiging, door te mailen, sms’en of Whatsappen. Het zorgen voor persoonlijk contact is belangrijk, omdat door te bellen je een relatie opbouwt. Zo zou je kunnen vragen of de reservering nog compleet is of door te vragen naar allergieën waar je rekening mee moet houden.
Het creëren van een persoonlijke relatie met de gast, maakt het voor hem moeilijker om de reservering te annuleren. Hoe persoonlijker de communicatie is, hoe meer gasten hun best zullen doen om te komen of zich af te melden. De mail dient de gast te informeren over het afmelden, zodat de tafel die gereserveerd is aan iemand anders kan worden gegeven.
Een reserveringssysteem kan ook de mogelijkheid bieden om een aanbetaling te vragen via creditcard of iDEAL. Formitable voorkomt ‘no shows’ door aanbetalingen vooraf te doen. Bonchef en Resengo voorkomen dit door bevestigingen en reminders. TheNextTable zorgt voor minder ‘ no shows’, door de software te verbinden aan Google en Icalendar, dit zorgt ervoor dat de gast gelijk op zijn smartphone ziet dat hij een afspraak heeft.
Icalendar zit op de mobiele telefoon, die is verbonden met jouw eigen planning, dit zorgt ervoor dat de gast altijd op de hoogte is van de reservering. WeReserve, Makro dish en booq Tafelreservering hebben een systeem geïmplementeerd dat ze sms’jes en mails versturen naar mensen die reserveringen gedaan hebben.
TIP 3: Airbnb en reserveringen
Restaurants kunnen ook geboekt worden op de website van Airbnb. Restaurants kunnen dan zelf kiezen of ze een samenwerking willen met Airbnb. Door te reserveren via Airbnb bereik je meer toeristen, internationaal en nationaal. Airbnb heeft ongeveer 150 miljoen gebruikers en reizigers zijn altijd opzoek naar de beste horeca als ze onderweg zijn. Toeristen die een verblijf huren, kunnen dan ook via Airbnb een restaurant in de buurt boeken. Het is gunstig voor bezoekers, omdat ze niet naar een andere website of applicatie hoeven te gaan.
De reserveringsoptie is dan op geïntegreerd in de Airbnb website, waar je ook je verblijf hebt geboekt. Restaurants betalen hier geen commissie voor. Airbnb verhuurders kunnen aan de bezoekers, restaurants in de buurt aanbevelen, waardoor ze naar plaatsen gaan waar ze anders nooit komen. Twee derde van Airbnb bezoekers reserveren bij restaurants. De bezoekers van Airbnb hebben in 2018 € 235 miljoen uitgegeven aan café en restaurants in Nederland. Uit ons onderzoek kwam naar voren dat het reserveringssystemen Formitable deze optie aanbiedt om samen te werken met Airbnb.
TIP 4: Loyaliteitsprogramma gebruiken met je reserveringssysteem?
Een loyaliteitsprogramma zorgt ervoor dat gasten terugkomen en ze worden beloond. Het doel is om een band te creëren en gasten te stimuleren om te blijven genieten van jouw restaurant. Het programma kan zijn een klantenkaart, clubkaart of spaarkaart. Een reserveringssysteem met een loyaliteitsprogramma is gunstig, omdat je direct contact hebt met je gasten en je krijgt de kans om persoonlijk te communiceren met ze. Daarmee bouw je vertrouwen op met gasten en beloon je hun om voor jou te blijven kiezen.
The Fork biedt een programma als enige aan en als restauranthouder heb je een stapje voor mits je een systeem hebt met een spaarprogramma. The Fork werkt met Yums, dit zijn loyaliteitspunten die je verdient na het reserveren. Yums kun je gebruiken voor korting bij restaurants, die meedoen aan het Yums Programma. 1000 yums staan gelijk aan € 20,- loyaliteitskorting en 2000 yums staan gelijk aan € 50 loyaliteitskorting. Drie dagen na het etentje ontvang je de yums op het account en kun je het verzilveren onder Forkleden.
TIP 5: Gratis vs betaald
Makro dish is een van de gratis reserveringssystemen. SeatsUnitednl is geheel kosteloos, ze genereren inkomsten uit zakelijke inkomsten via Primedinners alleen konden we deze website niet bereiken. Met de instellingen van SeatsUnitednl kan de horeca-ondernemer aangeven hoeveel uur van te voren je kunt annuleren. Je kan ook aangeven of men creditcard gegevens invult. Het systeem kan via je eigen website en Facebook gekoppeld worden.
SeatsUnitednl ondersteunt geen publieke reviews van bezoekers. Ze willen dat bezoekers zoveel mogelijk zelf gaan ervaren. Dit reserveringssysteem heeft geen mogelijkheid om online reserveren aan en uit te zetten, wanneer je maar wil. We zien ook het koppelen met je website uitdagend kan zijn en alleen een betaalde reserveringssystemen bieden plug en play optie aan, wat niet bij gratis systemen het geval is.
TIP 6: Koppeling met de kassa
Moet je een kassakoppeling hebben? Tijdens het reserveren heb je de gegevens van de gast, dit is gebruikelijk voor het reserveren. Je kunt dan gasten bedanken dat ze er waren en feedback vragen. Een kassakoppeling is niet nodig, tenzij het bijdraagt aan het orderproces. Resengo, WeReserve, Horeca cloud & SeatsUnitednl hebben een koppeling met kassa. De kassa’s registreren bestellingen snel, die geven het aan de keuken door en is per tafel ingeboekt. Je hebt ook kassasystemen met realtime rapportages en statistieken.
TIP 7: Digitaal vs agenda boek
Het voordeel van digitaal reserveren is het efficiënte agendabeheer. Het is daardoor eenvoudiger voor de gast en restaurateur om een reservering in te plannen. Ook gaan digitale systemen gepaard met minder telefoontjes. Het steeds opnemen van de telefoon weerhoud je van belangrijke taken. Zo heb je meer tijd op de werkvloer. Je hebt hierdoor wel minder persoonlijk contact dan bij een papieren agenda. De bezoekers hebben een andere ervaren, wanneer ze bellen of langsgaan bij een restaurant.
Digitaal werkt 24/7, terwijl bij een papieren agenda je s’nachts niet in het restaurant bent en geen bestellingen kan aannemen. De digitale agenda is realtime, je kunt dus online altijd op de hoogte blijven van welke reserveringen er lopen. Een digitaal systeem heeft statistieken en rapportages dat een papieren agenda niet heeft. Dit is handig om inzicht te krijgen in jouw bedrijf en jouw doelgroep. Door de functie analyseren in het reserveringssysteem kun je gegevens van bezoekers zien. Deze inzichten kan worden gebruikt om goede keuzes te maken, zodat je jouw bedrijf kan verbeteren.
Daarnaast kunnen bezoekers online gelijk de beschikbare tijden altijd in zien en de gast krijgt meteen automatisch een persoonlijke bevestiging. Men zegt dat met digitaal reserveren ‘no shows’ hoger zijn, maar het wordt lager omdat genodigden reminders en e-mails krijgen. Alhoewel persoonlijk contant effectiever is, omdat iemand minder geneigd is om te annuleren. Er wordt beweerd dat de systemen ingewikkeld zijn, maar er zijn helpdesks en de bedrijven maken de systemen gebruiksvriendelijk.
Via de telefoon reserveren is minder efficiënt, maar sommige mensen hebben liever persoonlijk contact. Gasten die niks snappen van digitaal reserveren zullen bijvoorbeeld ook telefonisch reserveren. De meeste reserveringssystemen hebben de mogelijkheid om te reserveren via sociale media, zoals TheNextTable, Makro dish, e-Tender en Bonchef. Er is toch ook een telefoon optie zie het kopje Resengo.
TIP 8: Restaurant 100% volboeken?
Niet alle restaurateurs plannen een avond vol. Soms laten ze wat tafels vrij voor de walk-ins. Het is ook fijn als ondernemer om te weten dat ondanks dat de reserveringen niet 100% geboekt zijn, je alsnog walk-ins hebt. De ondernemer weet dat op bijvoorbeeld de vrijdag er altijd een paar groepen mensen zijn die willen eten. Als je dit weet kun je goede voorspellingen maken. Een sterrenrestaurant rekent meer op reserveringen en een ander restaurant meer op walk-ins. Zo kwamen we een restaurant in Gent, België tegen die een maand van te voren volgeboekt was, maar twee dagen van te voren kon je nog bellen voor de laatste 4 tafels.
Het goede was dat je dan hiermee je annuleringen weet te vullen en teleurstelling weet te voorkomen. Walk-ins zijn leuk voor gasten om te hebben, omdat ze spontaner kunnen zijn en niet eerst moesten reserveren. Echter, is dit minder goed voor een horeca-ondernemer omdat hij minder voorbereid is voor de komst van extra genodigden. Bij een volgeboekt restaurant is het onhandig voor genodigden om naar binnen te lopen, omdat je soms 1 uur buiten moet wachten.
Welke reserveringssystemen zijn er en wat zijn de verschillen?
Alle systemen waar we naar hebben gekeken richten zich op de horeca en hebben de opties om digitaal te reserveren. We hebben geheel onafhankelijk naar de verschillende systemen gekeken. TIPPR heeft geen vergoeding ontvangen. Om een goed beeld van de markt te krijgen hebben we eerst alle informatie online vergaard en daarna voor de openstaande vragen contact gezocht met de leveranciers. Hieronder vind je de onderscheidende verschillen en de kosten die gerekend worden:
Reserveringssystemen
The Fork heeft als pluspunt, namelijk dat je informatie over je profiel zelf kan bijhouden. Het reserveren kan worden gedaan vanaf een computer, tablet of smartphone. De meeste andere systemen hebben ook deze opties. Een voordeel is dat je controle hebt over, wanneer je gasten wilt ontvangen in het restaurant. Ten slotte is er de mogelijkheid om online reserveren aan en uit te zetten. Kosten: The Fork biedt twee abonnementen aan een standaard van € 29 en een professionele van € 69. Er wordt een commissie van € 2 per gereserveerd couvert berekend. Bij een Pro abonnement is dit € 1,50. Er wordt niks berekend voor geannuleerde reserveringen en mensen die niet komen opdagen.
WeReserve is een goedkopere reserveringssysteem en erg eenvoudig. De gast kan bij WeReserve boeken via Facebook en het Instagram kanaal van het restaurant. Horecaondernemers hebben vaak geen tijd voor de technische kant en daar zorgt WeReserve goed voor. De software kan binnen 5 minuten al werken. De software is heel makkelijk te gebruiken en efficiënt voor horecaondernemers. WeReserve is in ontwikkeling met Reserve with Google. Kosten: De kosten per maand zijn € 55, zonder opstartkosten of commissies en bedrijven kunnen per dag stoppen.
Resengo heeft een lite, professioneel en expert abonnement. De Restofoon van Resengo heeft de functie van een antwoordapparaat dat volledig zelfstandig telefonische reserveringen aanneemt en afhandelt. Het systeem van Resengo wordt vanaf de Restofoon in het systeem geplaatst. Dit systeem heeft een visueel plattegrond met tafels, die zijn gereserveerd. Een professioneel abonnement biedt een gepersonaliseerde mailing.
Je kunt je eigen klantendatabase beheren. Je krijgt een facturatie en online betalen is ook mogelijk. Resengo biedt geavanceerde features voor het optimaal bezetten van een restaurant. Dit betekent dat je tafels kan slepen naar andere tafels om op de manier efficiënt de ruimte op een avond kan vullen. Daarnaast biedt een professioneel abonnement features tegen no shows en statistieken. Kosten: de kosten per maand zijn lite € 39, proffesional € 69, of expert € 99, per maand. Er zijn geen kosten per couvert aan te rekenen.
Er is de mogelijkheid om online reserveren aan en uit te zetten en reserveren vanaf je eigen website. De reserveringen kunnen gemaakt worden via Facebook en Twitter en hierdoor krijg je ook inzicht in sociale media profielen. Kosten: deze zijn € 40 per maand, er zijn geen opstartkosten of kosten per reservering en ze maandelijks op te zeggen. Er zijn geen commissiekosten.
Makro heeft met Dish een snel en overzicht gratis systeem ontwikkeld. Het is eenvoudig te linken met sociale media kanalen. De software is makkelijk te plaatsen op de website, Google en in sociale media. Daarnaast krijg je een melding bij dubbele of foutieve boekingen. De bezoekers krijgen na reservering automatische herinneringen. Er zijn geen commissiekosten en Makro dish is gratis.
Formitable maakt het leven makkelijker voor horecaondernemers, zo maken ze tijd voor andere taken dan tafels reserveren via de telefoon. Formitable is innoverend, want er zijn bijvoorbeeld artikelen onder het reserverings knopje. Onder dit menu zitten in de artikelen inspiratie over het eten en het restaurant. Er is namelijk een layover op de websites van restaurants. Dit is een mooie toevoeging aan de beleving van bezoekers op de sites.
Zo kun je ook op elke pagina er voor kiezen om gebruik te maken van de reserveringsoptie. Formitable denkt mee over, wat de horecaondernemer graag wil zien. Kosten: De kosten zijn € 59 per maand, dit wordt jaarlijks gefactureerd. Je kunt wel maandelijks opzeggen en als je stopt krijg je de resterende maanden terug. Er zijn geen opstartkosten en er wordt een gratis overstapservice geleverd.
Het systeem van Bonchef heeft als feature, het reageren op geplaatste beoordelingen. Op Bonchef.nl kun je een uitgebreide vermelding krijgen. De horecaondernemer kan handmatig de beschikbare stoelen aanpassen. Er is ook een automatisch voorstel voor de meest ideale tafelbezetting. Bonchef is praktisch voor de gast en ondernemer. Kosten: De kosten zijn € 29,95 per maand, geen commissie en maandelijks opzegbaar.
Dit systeem heeft een accurate beschikbaarheid net zoals de andere systemen. Er zijn geen commissiekosten en ondernemers betalen geen bedrag per gereserveerd couvert. Kosten: het maandelijkse abonnement is € 15 en daarmee de goedkoopste.
SeatsUnitednl is een kosteloos reserveringssysteem en is wereldwijd toegankelijk. Ze voorkomen ‘no shows’ doordat ze nationaal en internationaal acteren. Je hebt overzicht op je reserveringen, online profiel en website. Daarbij wordt er gebouwd aan een marketing database. SeatsUnitednl is geheel kosteloos. Primedinners is begonnen met SeatsUnitednl maar deze website geeft aan dat de verbinding niet privé is, waardoor we niet verder hebben kunnen kijken naar de achterliggende beweegredenen.
booq Tafelreservering is onderdeel van Eijsink en biedt een overzichtelijke weergave van welke reserveringen al gemaakt zijn en welke tafels nog vrij zijn. Je kunt tafels ook eenvoudig verslepen voor een optimale bezetting. Daarnaast is een tafelplattegrond met kleurcodering en tafelnummers beschikbaar. Gasten kunnen online reserveren via de website, Facebook en Google. Aan de website-widget kun je services toevoegen: evenementen, arrangementen, aanbiedingen etc.
Deze services zijn zelf toe te voegen en aan te passen. booq Tafelreservering werkt daarnaast met een mobiele app voor telefoon en tablet, geschikt voor op de restaurantvloer. booq hanteert een all-in vaste maandprijs van 49,95, is volledig commissievrij en je kunt een gratis proefaccount aanvragen. Ook kan de software gekoppeld worden aan de booq Personeelsplanner.
De reserveer kalender is in huisstijl van de website van restaurateurs. Ook hebben ze een overzichtelijk tafelplan, gastenlijst en tafelplattegrond. Het is mogelijk om reserveringen te slepen naar andere tafels voor betere bezetting. Gasten in- en uitchecken kan eenvoudig met het systeem. De wachtlijsten en walk-ins wordt ook beheerd en op deze manier heb je alle overzicht. Dit systeem kan terugkerende gasten herkennen. De eTender iOS-app werkt ook offline. Kosten: De maandelijkse kosten zijn € 49,95 op basis van een 1-jarige overeenkomst. Er worden geen commissiekosten berekend.
De Horeca cloud biedt een betaalbare online reserveringstool. Dit systeem is goed vindbaar, makkelijk en heeft ook een visueel tafelplan. De Horeca cloud heeft 24/7 ondersteuning en biedt hardware aan zoals. Kosten: konden we niet inzichtelijk krijgen.
| Kosten per maand | Kassakoppeling | Personaliseren | Boeken via sociale media | |
| Dish – Makro | Gratis | x | x | |
| Seats United | Gratis | x | x | |
| Bookdinners | €15 | x | x | |
| Bonchef | €29,95 | x | x | |
| Resengo | €39, €69, €99 | x | x | x |
| TheFork | €69, en €29 | x | x | |
| TheNextTable booq | €40 €49,95 | x x | x x | |
| e-Tenders | €49,95 | x | x | |
| WeReserve | €55 | x | x | x |
| Formitable | €59 | x | x | x-Airbnb |
Deze blog is gebaseerd op DESK-onderzoek en alle bedrijven zijn benaderd om verdere inzichten te leveren. Prijzen zijn aan verandering onderhevig en hiervoor adviseren we direct op de website van betrokken partijen te kijken. De commissiekosten zijn niet inzichtelijk van alle onderzochte bedrijven. Daarom hebben we besloten om dit niet mee te nemen in ons tabel. De uiteindelijke kosten per leveranciers kunnen dus nog variëren.
Download de TIPPR app
